Branche: IT-Systemhaus
Projektzeitraum: ca. 6-8 Monate
Projektumfang: ca. 200 Stunden
EULEN-IT GmbH
Einmal mit Profis arbeiten...
Normalerweise haben wir Software und IT-technisch betrachtet immer einen immensen Wissensvorsprung vor unseren Kunden, da diese aus Branchen, wie Handel, Logistik, Produktion, E-Commerce etc. kommen.
Ein Projekt für eine Firma, die sehr genau weiß, wovon wir sprechen und dann auch noch selber IT-Dienstleister ist, wie wir ist für uns nichts Neues, aber immer wieder spannend.
Wo man bei "normalen Kunden" auch "normal" arbeiten kann, so haben wir bei Kunden aus dem IT-Sektor Firmen, bei denen, jede unserer Schwächen sofort und unmittelbar auffallen.
Umso größer ist der Druck, das Projekt zum Erfolg zu führen. Umso größer ist das Kompliment des Kunden an uns, wenn dieser zufrieden ist.
Der Kunde
EULEN-IT ist ein IT-Systemhaus mit einer Spezialisierung auf Steuerberater, Anwälte und Wirtschaftsprüfer. Gegründet wurde die Firma 2021.
Wir verstehen uns in erster Linie als Ihr persönlicher IT-Dienstleister für all Ihre IT-Belange. Dabei erbringen wir unsere Leistungen stets auf höchstem Qualitätsniveau: Schnell, penibel genau, mit Hilfe fortschrittlichster Technologien, kosteneffizient und stets mit einem Blick auf das harmonische Zusammenspiel all Ihrer Lösungen und Systeme.
Absolute Profis in Ihrem Geschäft!
Das Projekt
Bis zur Ablöse durch Odoo ERP kam weclapp zum Einsatz. Weclapp ist ein Software-as-a-Service (SaaS) ERP. EULEN-IT war auf der Suche nach einem ERP, das anpassbarer ist, denn SaaS-Lösungen sind häufigrecht starr in ihren Features. Obwohl EULEN-IT noch recht jung ist, gab es viele Einschränkungen in den digitalen Prozessen dieses IT-Profis. Eine neue Lösung musste her.
So sollten diverse Prozesse weiter automatisiert werden, ohne bestehende Prozesse komplett neu zu erfinden.
EULEN-IT, als Dienstleistungsunternehmen mit hohem Service-Portfolio hatte einen starken Fokus auf die Verbesserung des Helpdesks und der Support-Prozesse. Auch wurden monatliche Rechnungen an Kunden in mehreren Tagen manueller Arbeit abgerechnet, sowie Zahlungen manuell gegen die Rechnungen gebucht. 42 N.E.R.D.S. sah insbesondere hier ein hohes Verbesserungs- und Einsparpotential.
Die Umsetzung
Support / Ticketsystem
Nach dem Datenimport in Odoo, war die Optimierung des Helpdesks fast nebenbei geschehen. Da Odoo sehr stark im Bereich Automatisierung repetitiver Tasks ist, konnte das Support-Team der EULEN-IT minimal invasiv auf Odoo umgestellt werden. Wir reden von wenigen Tagen, statt Wochen oder Monaten. Und das bei mehren hundert Support-Tickets!
Hier hat die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Kunden und 42 N.E.R.D.S. ihr volles Potenzial entwickelt.
Buchhaltung / automatische Rechnungsstellung
Der Wechsel eines ERP Systems ist solange Spaß, bis es ans Geld geht, denn bei "Geld hört der Spaß auf" :-)
Der größtenteils manuelle Rechnungsprozess wurde nach dem üblichen Datenimport innerhalb weniger Wochen in die produktionsreife gebracht, sodass die Odoo Abonnement-App nunmehr innerhalb von Minuten (ja, Minuten!), die Arbeit von mehreren Tagen vorher (ja, Tage!) ermöglicht.
Durch den Online-Zahlungsabgleich mit dem Bankkonto spart EULEN-IT nun auch noch weitere Zeit bei der weiteren Abwicklung. Der Prozessprofi spricht dabei von einer Steigerung der Effizienz in den Support-Prozessen. Support-Prozesse sind all diejenigen, die nicht in der Wertschöpfungskette sind. Also nicht die Kernprozesse. Jede Einsparung hier bedeutet bare Münze (oder Zeit (oder beides)).
Zuerst hatte ich extremen Respekt vor einem ERP-Wechsel. Immerhin ist es das Herz eines Unternehmens aus Sicht der Daten. Ich war skeptisch, ob eine andere Software nicht nur mehr Aufwand darstellt und ob sich wirklich ein Nutzen für uns ergibt. 42 N.E.R.D.S. konnte mir schnell diese Angst nehmen. Inzwischen bin ich begeistert von Odoo und der Leistung von 42 N.E.R.D.S.!
Projekte / Zeiterfassung / Vertrieb
Wenn Steuerberater neue Hardware brauchen, müssen Angebote geschrieben, Hardware bestellt, im Lager verbucht, ausgeliefert und berechnet werden. All dies ist selbstverständlich eine der leichteren Aufgaben mit Odoo. Und natürlich haben EULEN-IT und 42 N.E.R.D.S. hier Prozesse abgebildet. Für uns ist das Ganze alltäglich. Vielleicht ist es für dich als Leser aber wichtig. Wir können dir dazu auf Anfrage gerne mehr erzählen.
Ersparnis
Trotz der Kosten für die Implementierung, Datenübernahme etc. stellt sich die ROI für die EULEN-IT sehr schnell ein. Mehrere Tage manuelle Arbeit konnten vollständig automatisiert werden oder auf wenige Minuten reduziert.
Eine Weclapp Lizenz kosten zwischen 44-109 Euro pro User und Monat (Stand 08/24, Quelle: Website des Anbieters). Dabei ist der Funktionsumfang je nach Paket begrenzt.
Selbst ohne Neukundenrabatt und mit dem größten Paket von Odoo, betragen die Odoo Kosten nur 37,40 Euro pro User und Monat. Bei vollem Funktionsumfang.
Fazit
Wir haben einen Mehrwert erzeugt. Das ist unser größter Lohn. Aber wie wir sagen: "Nach dem Projekt ist vor dem Projekt" und Odoo ist ein lebendiges System. Also freuen wir uns auf die weitere Zusammenarbeit mit der EULEN-IT um weitere Verbesserungen, Schnittstellen zwischen Odoo und der Telefonanlage zur Vertriebsoptimierung, Schnittstellen zur RMM-Software für weitere Reduktion manueller Prozesse, sowie den Aufbau des Kundenportals zum Erfolg zu bringen.