Wozu Unternehmen ein ERP-System benötigen
Definition und Vor- und Nachteile

Um zu verstehen, welche Funktionen ein ERP-System in einem Unternehmen erfüllen kann, sollte Ihnen zunächst bewusst sein, was sich dahinter eigentlich verbirgt.

Enterprise Resource Planning, oder kurz ERP, beschäftigt sich mit der Steuerung der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen. Damit können zum Beispiel neben Kapital auch Mitarbeiter oder Betriebsmittel gemeint sein. Die oberste Aufgabe des Managements ist es, diese taktisch und strategisch zu steuern, einzusetzen und zu kontrollieren. Ziel ist dabei nicht nur die Geschäftsprozesse zu optimieren, sondern gleichzeitig auch die organisatorischen Abläufe und Strukturen zu verbessern und somit eine schnellere Anpassungsfähigkeit an Unternehmens- und Marktveränderungen zu erreichen.

Was ist ein ERP-System?

Mit dem Begriff “ERP-System” ist ein komplexes Anwendungssystem gemeint, das die Planung und Organisation der Ressourcen im Unternehmen unterstützt und nachweislich zur Leistungssteigerung sowie der Kostenreduzierung beiträgt. Alle Geschäftsprozesse werden durch die Nutzung einer zentralen Datenbank integriert und miteinander verknüpft. Dies sorgt für optimierte und dokumentierte Informationsflüsse innerhalb eines Geschäftsprozesses und reduziert die Durchlaufzeiten verschiedener Prozesse. Die Organisation der Arbeitsabläufe im Unternehmen wird dadurch erleichtert.

Das System aus Softwarelösungen hilft der Geschäftsleitung dabei, den Überblick über Ressourcen und Geschäftsprozesse zu behalten und diese zu steuern. Somit kann diese die Ressourcen in den einzelnen Unternehmensbereichen optimal ausgestalten, beeinflussen und effektiv managen. Es wird also leichter, rechtzeitig geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten, um das Unternehmen oder einzelne Bereiche in die richtigen Bahnen zu lenken.

Normalerweise setzt sich ein ERP-System aus verschiedenen Modulen zusammen, die idealerweise jeden Geschäftsbereich abdecken. Die Module verfügen allesamt über dieselbe Datenbasis und kommunizieren untereinander. Deshalb ist es wichtig, dass alle Daten unternehmensweit eindeutig und nur einmal vorhanden sind.

Durch die Integration von Funktionen wie Customer Relationship Management (CRM) oder Supply Chain Management (SCM) ist es möglich, externe Prozesse genauso zu bearbeiten wie interne. Aufträge, die von außen kommen, können also im Unternehmen bearbeitet werden.

ERP-Systeme sind längst nicht mehr nur für große Konzerne geeignet. Ein gutes ERP-System ist individuell skalierbar und somit für jede Unternehmensgröße geeignet.

Was ist der Unterschied zwischen einem WaWi-System und einem ERP-System?

Das ERP-System bildet alle Bereiche und Geschäftsprozesse eines Unternehmens ab - ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) nicht. 

Warenwirtschaft meint die Planung, Verwaltung und Steuerung der Materialbewegungen im Unternehmen genauso wie zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden oder Lieferanten. Dabei umfasst Material nicht nur die Waren für den Weiterverkauf, sondern auch Rohstoffe und Halbfertigprodukte für die Produktion. Sie ist dementsprechend ein Teil des ERP-Systems sein und arbeitet dort eng mit der Bedarfsermittlung zusammen.

Welche Vorteile hat ein ERP-System?

Durch den Einsatz eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen fallen fehleranfällige Schnittstellen nicht nur technischer, sondern auch organisatorischer Natur weg und optimieren so den Informationsfluss im Unternehmen.
Das Prozessdenken der Mitarbeiter wird gefördert und dadurch die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg vereinfacht.
Hinzu kommt eine gesteigerte Agilität sowie ein besserer Überblick über alle Kennzahlen für die Geschäftsleitung.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen wird vorangetrieben, was Kosten- und Zeitaufwand senkt.
Die Durchlaufzeiten von Prozessen werden geringer und auf der anderen Seite steigt die Datenqualität.

Welche Nachteile hat ein ERP-System?

Viele Nachteile von ERP-Systemen kommen vor allem dann zum Tragen, wenn ein Unternehmen nicht die passende Software im Einsatz hat.
Dann können die Einführung und Einrichtung des Systems mit hohen Kosten verbunden sein.
Lässt die Benutzerfreundlichkeit der Software zu wünschen übrig oder werden falsche Prozesse abgebildet, führt das schnell zur Demotivation Ihrer Mitarbeiter.
Fremdsysteme können oft nur verbunden mit hohem Aufwand in das System integriert werden.
Die Wartung, die Schulung Ihrer Mitarbeiter sowie die Anpassung an Ihr Unternehmen bringen einen hohen Aufwand mit sich.

Fazit

Die Wahl des richtigen ERP-Systems ist bei über 300 verschiedenen Standardlösungen und etwa 1.500 branchenspezifischen Softwares ein schwieriges Unterfangen. Nehmen Sie sich genügend Zeit für den Auswahlprozess. Beginnen Sie damit, die richtigen Fragen zu stellen und beantworten Sie diese sorgfältig. Das Ergebnis sollte ein genauer Überblick darüber sein, was Ihr Unternehmen braucht und was Sie sich von Ihrem ERP-System wünschen.
Wenn Sie sich anschließend auf die Suche begeben, belassen Sie es nicht nur bei den Ergebnissen, die Ihre Suchmaschine ausspuckt. Lassen Sie sich beraten, denn dann können Sie genau herausfinden, ob das ERP-System Ihrer Wahl wirklich auf Ihre Bedürfnisse passt.





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